为了提高档案管理水平,逐步实现档案管理制度化、规范化、标准化,便于档案材料长期保存,更好地服务于学校教学、科研管理工作,现提出以下事项,提请学校各级党政领导注意。
1、请党政各级领导关心支持文书处理及档案工作,模范遵守文书处理工作制度;
2、在签发和书写文稿时,请用碳素墨水、墨汁书写,不使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写;
3、在纸质文件上作批示时,批示请写在“文件处理单”的批示栏内或文件的右侧,不要写在左侧装订线内,如“文件处理单”不够批写,则另附纸张;
4、外出开会带回来的正式文件资料、声像材料,请交给办公室秘书办理收文登记手续,重要材料必须归档;
5、批示、签发文件时的签名,请签全名,不能只写姓;时间请具体写明年、月、日,不能单写月、日而无年;
6、行文要用统一的拟稿纸,拟稿人姓名必须填写,经审阅签发、登记编号后方可打印、盖章、发出;
7、全校大会,党政各部、处、室、院、总支召开的会议,请安排专人记录,及时归档;
8、属于传阅的文件,由专人组织传阅,文件传到后请及时阅处,阅后退还专人,请勿在领导同志之间直接传阅,以免丢失;
9、报上级的请示,上级用口头或电话答复的问题,请做好电话记录或在请示文件上加以注明;
10、请各部门领导督促兼职档案人员,根据归档范围,预立卷目录,将本部门的文件材料收集齐全,做好文件材料的平时归类立卷,于每年6月底前将上年度档案向档案馆移交。
11、调动工作时,应将承办、传阅和借阅的档案、文件资料等加以清理并办理移交归还手续。
12、请各部门领导督促本部门档案利用人员,根据档案管理制度,办理相关查借阅手续(审批表上需有领导签字并加盖单位公章)。