校属各单位：

学校各处级单位都是学校档案的归档单位。学校每个处级单位、每个部门、每个岗位所形成的具有档案价值的材料（无法判断的约档案馆专业人员鉴定）必须依法归档。依法归档和移交本单位、本部门、本岗位所形成的档案是法律赋予学校各单位、各部门、每个工作人员的权利和义务。依法归档，人人有责。

为督促各单位、各部门及每个工作人员认真学习《档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部27号令），树立单位、部门和工作人员的档案法制意识，及时警示和纠正各单位、各部门及每个工作人员将本单位、本部门、本岗位所产生的学校档案随意遗弃、损毁、逾期不整理归档和移交，甚至占为本单位所有、本部门所有或个人所有的违法行为，进一步加强和规范学校档案的征集工作，现决定于2019年5月1日始，启用《催档函》和《清缴档案函》，有关说明如下：

一、学校档案馆使用说明

对于不按照法律规定归档和办理档案移交手续的单位，档案馆将首先给各单位兼职档案馆下发《催档函》，如未按期完成《催档函》归档任务的，档案馆将向该单位党政一把手下发《催档函》，如仍未按期完成归档任务的，将建议学校予以通报，通报后仍未整改的，档案馆将向该单位下发《清缴档案函》，组织档案工作队在规定时间上门集中清缴，清缴档案将全部拉走并统一存于档案馆库房，该单位应按照档案馆的要求及时派人到档案馆完成整理、归档和移交工作，档案馆届时将予以指导和帮助。

二、各归档单位、兼职档案员使用说明

各归档单位、兼职档案员可视情况对本单位下属部门、兼职档案员、工作人员使用《催档函》和《清缴档案函》。

三、其他说明和建议

1、《催档函》和《清缴档案函》为通用模式，使用时视情况划掉单位或个人，填写有关的单位或个人；

2、《催档函》和《清缴档案函》使用后要注意留存；

3、档案工作是对各单位、各部门、各岗位工作最后的总结、检验和把关的最后一个重要环节，故建议各单位、各部门将档案工作明确写入各部门、每个工作人员的岗位职责并纳入年度考核，以推动各项工作规范有序开展，提高工作质量和效能。

档案馆

2019年3月12日

附件一：《催档函》（详见下载中心）

附件二：《清缴档案函》（详见下载中心）