为加强档案管理,确保档案的绝对安全,依据国家、湖南省档案局对档案安全工作指示精神,对档案实体及安全工作进行定期检查,以确保档案安全隐患早发现、早解决,特制定本制度。
1、日常检查
日常工作中,档案工作人员在案卷归还上架时,要检查档案是否损坏掉页,检查库房架子上档案档号是否连号,是否错位。并每天检查库房温湿度控制系统是否正常运行。下班前检查办公室、库房的照明是否关闭、门窗是否关好、锁好。
2、年度检查
每年对档案实体及库房安全进行一次全面检查。清点各全宗档案实体数量,检查是否与档案数据库相符;检查保密档案的安全管理情况,是否有出卖、转让、出租、外借、丢失等现象;检查库房温湿度控制系统,是否有霉变、虫害和库房防火防盗防漏等情况。
3、专项检查
逢寒暑假或国定节假日,要对办公室及库房进行专项检查。