为规范学院学术会议参会报销制度，特制定本办法。
1.教师参加国际国内学术会议，使用学院经费资助的，差旅费报销适用本办法。
参加在国外（包括境外）召开的学术会议，差旅费按学校有关出国事务管理规定执行。
参加在国内召开的全国性学术会议、专题学术研讨会、国际学术研讨会，参会人员的差旅费报销按本办法执行。
参加湖南省、长沙市的各种学术研讨会，原则上不报销费用。
2.学术会议的报销范围包括往返交通费、住宿费、会务费，其中交通费和住宿费标准，按学校有关财务制度的规定执行。
3.会议地点以会议通知上标明的地点为准，交通费包括从长沙到会议地的往返费用。未从长沙直接到会议地的，交通费只报销会议地到长沙的单程交通费；未从会议地直接回长沙的，交通费只报销从长沙到会议地的单程交通费。
4.会议住宿费仅限会议地的住宿费，非必要的长沙到会议地中间地点的住宿费不在报销的范围。
5.会务费可在差旅费中报销，但报销的额度以每人每会不超过2000元计，超出部分由参会人员自行承担。
6.教师参加学术会议必须在会前将会议通知交主管领导审查同意，未经同意，会议的所有费用均不予报销。
7.鼓励参加会议的教师积极撰写学术论文，参加会议讨论。全国二级学科研究会理事以上的教师参加学术会议的，不作撰写学术论文的要求，但在报销时须有证明参加会议的文字材料；非理事参加二级学科年会的，必须撰写学术论文后才能参加会议，没有学术论文而参加会议的，不予报销差旅费。参加各种专题研讨会，参会教师原则上要求提交论文，不提交论文参会的，须有主持人或发言人的参会记载，否则差旅费不予报销。
8.学术会议结束后，参会教师须将会议资料交由科研办存档，由科研办签字确认后的“学术会议存档单”作为差旅费报销的前提。
9.差旅费报销手续应在会议结束后两周内办理（寒暑假在开学后的第一天计算），持经学院领导同意的会议通知、学术会议存档单、填写好的报销单及有效票据，由主管领导审查同意后，交学院负责人签字报销。
10.本办法由学院科研与研究生办负责解释，自公布之日起施行。
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2021年7月
