为更好地促进新利luck在线·(中国)有限公司官网国际交流与合作,规范国际会议管理,根据上级有关部门文件精神,特制定本管理办法。
第一条 国际会议指与会者来自3个或3个以上国家(含主办国)在华举办的会议。举办国际会议应符合我国外事管理规定,不涉及政治敏感问题,应有利于提高新利luck在线·(中国)有限公司官网的科研、学术水平和国际知名度。
第二条 国际交流处(港澳台事务办公室)是新利luck在线·(中国)有限公司官网国际会议的归口管理单位,负责国际会议的申报、管理。未经批准,任何单位和个人不得以新利luck在线·(中国)有限公司官网名义主办、协办或承办国际会议或者邀请境外人士(含港、澳、台)参加新利luck在线·(中国)有限公司官网举办的国际会议。科研部负责会议学术审查。
第三条 校内各单位在申请以新利luck在线·(中国)有限公司官网名义举办的国际会议时,应首先明确新利luck在线·(中国)有限公司官网为会议的主办者或承办者。由其他单位主办、拟由新利luck在线·(中国)有限公司官网承办或协办的国际会议,申报时须提供主办方的委托函或任务批件。
第四条 举办国际会议的单位或部门应至少提前4个月向国际交流处递交书面申请材料(同时需要电子版)。举办单位先将申请材料报该单位主管领导签字,再交至科研部、国际交流处领导审核并签字。然后,国际交流处将申请材料报请校领导批准。最后学校呈文,国际交流处报送湖南省外侨办或省台办审批。
第五条 举办单位提交的申请书面材料应包括以下内容:
1. 举办国际会议的请示,请示内容包括:举办国际会议的目的、意义及必要性;会议主要议题;主办单位及协办单位名称;举办时间、会期、地点(城市)、与会人员结构范围,总人数;拟邀请外宾人数及人员名单(含姓名、性别、年龄、国别、职务等信息);经费来源;相关涉台和其他敏感问题及对策;有关国际组织情况等。
2. 国际组织授权举办此次国际会议的相关函件。
3. 国际会议的会旗、会徽等。
4. 经费预算明细表。
5. 详细、紧凑的日程安排。
6. 参会的重要国内人员(包括姓名、性别、单位、职务、联系方式等)。
7. 会议主席和会务组主要成员、会议联系人及联系方式。
8. 作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料(名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”问题)。
9. 新利luck在线·(中国)有限公司官网为非主办单位,须提供主办方的委托函或任务批件。
10. 其他需要特别说明的情况。
第六条 审批通过后,国际交流处将批文转交给举办单位。举办单位方可进行会议的筹备工作 。会议筹备、举办过程中若发现问题,举办单位应及时上报国际交流处。
第七条 一般学术会议,不邀请国家、省、市党政领导出席。如需邀请,举办单位应提前一个月上报,并将领导活动安排表、发言稿报送交国际交流处。
第八条 坚持厉行节约、讲求实效。严格控制会议规模、住宿档次、会议时间和经费预算,会议原则上安排在校内进行,不组织安排会后公款游览、参观。
第九条 会议结束后,举办单位要认真总结,并于会议结束后7日内将书面总结(同时需要电子版)、影音资料以及会议中形成的重要文献送交国际交流处存档。国际交流处负责向湖南省外侨办汇报,并将会议材料移交校档案馆保管。
第十条 本规定自颁布之日起施行,由国际交流处(港澳台事务办公室)负责解释。
新利luck在线·(中国)有限公司官网举办国际学术会议申报表
会议名称 |
中文 |
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英文 |
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举办日期 |
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会议地点 |
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主办单位 |
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承办单位 |
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会议规模: 中方(含港澳台): 外方: |
是否邀请台湾代表参会 |
是 否 |
是否申请国(境)外资助 |
是 否 |
是否邀请外国政要参会(部长及以上官员包括前政要) |
是 否 |
是否邀请国外媒体与会活动 |
是 否 |
是否邀请外国驻华使节官员 |
是 否 |
会议经费来源: |
会议的书面请示文件: 按附件要求起草上报省外侨办的请示文件,并将文件的书面材料和电子文本提交国际交流处。 |
会议负责人: 联系电话: 手机: Email: 年 月 日 |
会议经办人: 联系电话: 手机: Email: 年 月 日 |
主办学院意见: 院负责人: (学院盖章) 年 月 日 |
科研部意见: 负责人: (部门公章) 年 月 日 |
国际交流处意见: 负责人: (部门公章) 年 月 日 |
学校领导意见: 签名: 年 月 日 |
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