各学院（系）：

    为切实做好2020级研究生新生报到入学等各项工作，现将有关事项通知如下：

一、网上远程报到

1.8月20日至31日新生通过“学生服务系统”进行网上远程报到，在线完成个人信息采集、宿舍床位选择等相关事宜。对于在规定时间内，未进行网上远程报到和选择宿舍床位的，由系统管理员在系统中自动分配。

2.9月1日起各学院（系）可登陆“研究生管理信息系统-教师服务系统”下载查看数据，从今年起将不再另行下发学生名册。

3.各学院（系）辅导员要认真审核钉钉平台中的新生到校申报内容，并及时予以审批。

二、现场报到

1.报到时间：9月13日8:00-17:30。

2.报到流程：

1）查验研究生录取通知书、毕业证、学位证、身份证原件，收取并留存毕业证、学位证、身份证复印件；

2）在“研究生管理信息系统”“迎新模块”中“报到确认”；

3）收取《研究生入学婚育情况调查表》、家庭经济困难研究生证明材料，《2020级非全日制专业学位硕士研究生申请书》；

4）发放《研究生手册》、校徽、研究生证、校园卡。

5）与研究生签署《学生教育管理与学生自律协议书》。

6）引导新生凭本人身份证或校园卡到所在公寓楼栋传达室领取钥匙，办理入住。

3.请各学院（系）于9月2日17：00前安排人员到金盆岭校区办公大楼115校研究生会办公室领取校园卡和新生入学资料：入学资料袋、研究生手册、校徽、研究生证、学生教育管理与学生自律协议书、学平险咨询材料，并在新生报到前完成装袋。

4.各学院（系）要提前做好迎新志愿者选派和培训工作，于9月2日前将志愿者数据报研究院思政与管理科。

5.各学院（系）须于9月11日17:00前组织志愿者完成新生宿舍卫生打扫，张贴好床位安排，并于9月12日11:00前完成现场报到点的各项准备工作。

6.各学院（系）要在报到现场安排专人做好新生入学资格复查和核对前置学历工作。

1）新生入学资格复查：要将研究生新生录取电子照片（可参照“研究生管理信息系统”中“迎新”模块或校园卡上的照片），与录取通知书、身份证、学历学位证书及学生本人进行逐一甄别比对，留存证书复印件，严防冒名顶替者入学。

2）核对前置学历：应届本科毕业生录取为硕士生的（含硕博连读生），应已完成本科学业，取得本科毕业证书；应届毕业硕士生录取为博士生的，应已完成硕士生学业，取得硕士研究生学位证书。各学院（系）要严格把关，逐一查验学生的前置学历（毕业）证书原件来复查新生的前置学历。

三、报到情况统计

1.现场报到完成后，各学院（系）要安排专人逐一与未报到研究生联系，了解未报到原因，并做好记录。

2.各学院（系）研究生辅导员在“研究生管理信息系统”中“迎新”模块中填报“未报到原因”，导出并打印系统生成的未报到汇总表，经所在学院（系）党委（总支）副书记签字后，加盖所在学院（系）公章，于9月15日17：00前报送至研究院思政教育管理科。

四、家庭经济困难研究生认定申报

1.8月20日至31日研究生可通过“钉钉”平台提交家庭经济困难认定申请，并上传相关证明材料。各学院（系）辅导员在线进行审批，重点需审查研究生提交的证明材料是否符合要求。

2.辅导员需在钉钉平台中详细提交审查意见：

1）审批同意，在审批意见中提醒研究生开学报到时上交证明材料原件或复印件。

2）如材料不符合要求，在审批意见中明确告知研究生材料不合格的原因，并告知可重新提交符合要求的材料。

3.开学报到时，各学院（系）要对照审核认定名单，收取并审查材料原件或复印件。

4.9月20日前，研究生院将从“钉钉”平台导出审批情况与各学院（系）核对后，办理困难认定手续。

五、绿色通道申请审批

1.“绿色通道”申请通过“钉钉”平台在线进行，有需要的研究生可于开学报到时进行申报，各院系可安排专人对研究生填报进行指导。

2.申请对象：已报到注册的2020级全日制研究生新生（档案在校），属于下列情况之一的，均可申请：

1）家庭困难且未申请生源地贷款，不能缴齐学杂费；

2）申请了生源地助学贷款，暂未到账，贷款能缴齐学杂费；

3）申请了生源地助学贷款，暂未到账，贷款不能缴齐学杂费。

3.研究生填报完成后，由各学院（系）辅导员在线进行资格初审。初审通过后由各学院（系）党委（总支）副书记在线审批。

4.属于第1类情况的，各学院（系）需查验其家庭经济困难相关证明材料后方可审批；属于第2、3类情况的，各学院（系）需按照学校学生资助中心要求收齐生源地贷款回执单，并由研究生本人在回执单背面签署相关信息后方可审批。

5.申报审批截止时间为9月14日17：30；申报截止后研究生院将从“钉钉”平台导出汇总情况报学校计财处办理“绿色通道”审批工作。

六、入校体检

1.集中体检时间：9月14日，各学院（系）具体时间为：

2.体检地点：

1）金盆岭校区校医院：胸透、身高体重、交体检表等项目；

2）金盆岭校区体育馆：领体检表、抽血、血压、内外科、五官辨色、视力、心电图（限心脏异常加做）等项目。

3）具体体检项目地点详见现场张贴的《体检指南》。

3.体检流程：

1)为保证体检工作顺利进行，请各学院（系）按抽血时间安排,组织学生以学院（系）为单位在金盆岭校区体育馆东门前坪集合，待校医院负责人讲解体检流程和注意事项后开始体检。

4.注意事项：

1)请各学院（系）以班级为单位安排一名负责人，于抽血前在体育馆体检现场统一领取体检表，并发放给研究生。

2）请用黑色签字笔以正楷字填写体检表上端由本人填写的内容，既往病史及现病史要求据实填写，没有则填“无”，并贴好照片。

3）早晨采血要求空腹，每人只能在采血登记表上登记一次，并须在已登记处采血，以防止出错。采血后请用棉签用力按压针眼处5分钟，以防止出血、淤血和血肿的发生，请自备甜食防晕针、晕血。

4）体检完毕后，请各班级负责人收齐体检表，按学号排序后，在体检当日交校医院保健科，以备存入研究生档案。

5.咨询电话：84480067

七、户口迁移办理

1.办理落户新生须填写《2020级新生户口迁移登记表》（附件1），并提交下列资料：

1）户口迁移证原件（湖南省外）或常住人口登记卡原件（湖南省内），证件背面用铅笔写上学院（系）、专业、联系电话（半年内不会更换）；

2）录取通知书复印件；

3）彩色照片1张,照片背面用铅笔写上姓名。

2.请各学院（系）收齐上述资料后，连同《2020级新生户口迁移登记表》以学院（系）为单位由研究生辅导员交至保卫处户籍室（云塘校区16号学生公寓一楼警务服务大厅）。

3.落户手续为入学时一次性办理，入学时不迁户口，公安部门后续不再受理落户手续。

4.办理时间：2020年9月14日—21日（正常上班时间）

5.咨询电话：85258123

八、校外住宿（走读）审批

9月14日至24日集中受理新生年级外宿（走读）申请，请符合《新利luck在线·（中国）有限公司官网研究生外宿（走读）管理规定》外宿申请条件且开学后不在校内住宿的研究生于9月24日17：30前提交材料，按程序办理审批手续（具体办理程序及要求详见研究生院网站《关于集中办理研究生外宿（走读）手续的通知》），逾期本学年内不再受理。

九、研究生证注册盖章

9月21日、22日集中办理研究生证注册盖章，请各学院（系）收齐后以学院（系）在工作时间内到金盆岭校区办公大楼115校研究生会办公室办理，各学院（系）要指导研究生认真填写《新利luck在线·（中国）有限公司官网研究生证》，要求内容完整，字迹工整清晰，内容规范准确，不得涂改。

十、学生健康平安保险办理

1.学生健康平安保险是大学生医保的有益补充，有助于因意外伤害在门诊治疗或急危重症疾病住院治疗时的家庭经济负担，倡导研究生自愿参加。

2.参保费用为80元/年，按基本学制一次性缴纳，即硕士研究生240元/人，博士研究生320元/人。

3.自愿放弃购买学平险的研究生，需请其在《自愿放弃购买学生平安健康保险承诺书》（附件2）上亲笔签名。

4.自愿参保学生以班级或年级为单位于9月30日前，通过银行柜台转账或微信支付方式将参保费用转入指定账户（微信支付方式银行需收取千分之一手续费）。

开户行：中国农业银行股份有限公司长沙迎新支行

收款账号：6228481099477921176

户名：李际群

5.承保公司根据回执单查询到账情况，请经办人务必保留回执单或微信转账记录，并将回执单或微信转账记录截图交所在学院（系）研究生辅导员。

6.请各学院（系）于9月30日前将填写完整的“参保名单”（样表可在系统中下载）上传至“研究生管理信息系统”——“学平险管理”栏目。

7.请各学院（系）于9月30日前从“研究生管理信息系统”——“学平险管理”栏目导出“研究生学平险入保名单”打印盖章后，连同存款凭证、《自愿放弃购买学生平安健康保险承诺书》一并交至研究生院思政教育管理科。

十一、档案移交

1.各学院（系）须于9月20日前收齐硕士研究生档案，在“研究生管理信息”系统中更新信息后，打印生成《研究生档案转入情况统计表》，经研究生本人签名确认后，于9月30日前将《研究生档案转入情况统计表》纸质版（一式两份），一份交研究生院思政教育管理科，一份与档案馆办理档案材料移交手续。

2.各学院（系）须于9月30日前将档案材料移交学校档案馆。

附件：1.2020级新生户口迁移登记表

2.自愿放弃购买学生平安健康保险承诺书

研究生院（研工部）

                                      2020年8月28日